【例文あり】できるビジネスマンの顧客への謝罪文

※本記事はネタ記事です。

頭語・結語の言葉選び

最も一般的な頭語・結語は「拝啓」-「敬具」などですが、謝罪文の場合ではより丁寧な表現である「拝啓」-「謹白」が良いでしょう。

また、謝罪文となれば悠長に構えている場合ではありませんので、時候の挨拶は省略します。

フレーズ選び

謝罪と一口に言っても、その表現は千差万別、使い方は十人十色です。

「誠に申し訳ございませんでした。」がポピュラーな表現かと思いますが、少々親しみを込める場合には「ちぇっす。めんごめんご。」でも問題ありません。

最も良くないことは言い訳がましくなるフレーズを使用してしまうことです。

「だって⚫︎⚫︎が…」という表現や語尾に「だもん。」とつけるのは絶対にやめましょう。

原因調査

あらゆる物事には原因があり、顧客へ謝罪しなければならない事態となったときも、それは例外ではありません。

被害をこうむった側としては、謝罪の言葉もですが、原因を調査して対策案を用意することで初めて相手側の誠意を感じるものです。

それでは、その原因究明はどのようにしたら良いのか？

原因調査の方法としては「4M分析」の観点で「特性要因図」を作成してみる方法があります。

原因調査の方法についてはこちらの記事をご覧ください。

それでは、原因調査の結果をどのように謝罪文に書くのかといいますと、あくまで「謝罪文」であり、「報告書」ではないので、あらん限りのことを長々と書く必要はありません。

「謝罪文」であれば箇条書き程度(原因が複数ある場合)の内容を簡潔に書けば問題ありません。

ただし、その原因に対する対策についても忘れずに書きましょう。

弊社にて原因を調査したところ、⚫︎⚫︎⚫︎ということが分かり、このことが×××の原因となっていたことが考えられます。

そのため、再発防止の対策として▲▲▲を実施いたしました。

本件に関しまして弊社で調査を行ったところ、以下のことが原因として考えられました。
1.〜〜〜
2.〜〜〜
3.〜〜〜

これらの対策として、以下の内容を実施いたしました。
1.〜〜〜
2.〜〜〜
3.〜〜〜

謝罪文の例

自社製品の異物混入

「さくさくビスケット」異物混入のお詫び


拝啓

平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼を申し上げます。

この度は、御社でご愛顧いただいております弊社製品「さくさくビスケット」に毛髪が混入した件で、御社に多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

御社より回収いたしました全ての当商品の内容物の目視確認を実施したところ、その他の異物は確認されず、今回の件で混入した異物は、御社よりご連絡のありました「毛髪」1点でございました。

混入原因を調査したところ、次のことが明らかとなりました。
1.製品梱包時に使用するクリーンブース内に毛髪が2本ほど発見された
2.クリーンブースのHEPAフィルターが破損していた
これらのことから、ブース外に落ちていた毛髪がフィルター破損箇所よりブース内に入り込み、それが梱包時に製品内に混入したものと考えられます。

なお、梱包工程以前の作業員はほとんどが弊社で多忙を極めた末に毛髪が抜け落ちた、いわゆる「2時間睡眠ブラックハゲ」であるため、梱包工程より前での混入の可能性は低いと考えております。

したがって、この度の異物混入の原因は梱包工程で起きた可能性が高く、異物混入の原因対策といたしましては、次の内容を実施いたしました。
1.「36協定」の枠を越えた残業を徹底し、フレッシュハゲを育成する
2.クリーンブースのフィルター交換

御社のますますの発展は、弊社の誠意あるご対応の賜物かと存じますので、今後ともよろしく変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

謹白

納品・発送の遅延

「どでかまんじゅう」納品遅延のお詫び


拝啓　

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、「どでかまんじゅう」の納品が遅延しておりまして、大変申し訳ございません。

御社よりその旨ご連絡を受けまして、弊社にて生産までを遡った調査を実施いたしましたので、ご報告申し上げます。

まず工場作業員へのヒアリングを行ったところ、作業員一同、「俺のせいにするのかよ、ちゃんとやったわ。」と語気を強めて申しており非常に心強いため、生産までは計画通りに行われていたものと判断いたしました。

製品の出荷履歴を確認いたしましでも、御社の希望納期9月28日に納入予定でございました。

したがって、弊社では出荷までは全て計画通り行われておりまして、原因はおろか、納品遅延の事実を突き止めることが叶いませんでした。

しかし、御社には⚫︎⚫︎社長という「どでかまんじゅう」と呼称するにはうってつけの人財がいらっしゃり、そもそも弊社で生産いたしました「どでかまんじゅう」などは⚫︎⚫︎社長の足元にもおよびませんので、御社に必要ない製品であると考えております。

どでかまんじゅう社長、もとい、⚫︎⚫︎社長にもよろしくお伝えくださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

謹白

顧客敷地内での立ちション

顧客訪問時の立ちションのお詫び


拝啓　

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、弊社の営業の⚫︎⚫︎が御社ご訪問時に、御社のエントランス横の花壇に立ちションをいたしまして、誠に申し訳ございませんでした。

御社よりご報告を受けまして、⚫︎⚫︎に確認を行いましたところ、⚫︎⚫︎も「大変心地が良かった。花も喜んでいたけど、なんかすみません。」と猛省しておりました。

一重に弊社のトイレについての社員教育が十分に行き届いていなかったために起きてしまった不祥事であることは、言い逃れできない事実でございます。

今後は「御社はお手洗いではない」ということを社員全員に今一度教育するとともに、是正措置として御社の担当社員一同にはご訪問時の紙おむつの着用を徹底いたしますので、どうぞご容赦いただけましたら幸いでございます。

また「花も喜んででいた」という面では御社にもメリットがあったものと存じておりますので、今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

謹白